Smarta tips till dig som upphandlar moduler

Att upphandla moduler behöver inte vara krångligt. Läs våra tips på saker att tänka på för att göra upphandlingen så smidig som möjligt – och för att säkra att lokalbehovet täcks på bästa möjliga sätt. Vår medarbetare Mikael Johansson Lysell hjälper dig framåt.

Vi på Indus vet att modulupphandlingar kan upplevas som krångliga. Vi har bland annat tidigare undersökt vad offentliganställda som upphandlar moduler själva tycker och tänker om modulupphandlingar.

Saker som brister i kravställning och uppföljning samt att pris värderas som den enskilt viktigaste parametern blir tydliga när kommunerna själva får beskriva hur upphandlingarna går till.

För oss på Indus är förhållandet det motsatta. Moduler är det vi håller på med varje dag – och vi hjälper gärna till att guida och förklara vad som än kan upplevas som krångligt.

– Det är stora och komplexa organisationer och långa processer och det finns en viss rädsla för att göra fel. Vi vet däremot att det går att lösa på väldigt bra sätt, helt enligt lagen om offentlig upphandling, säger Mikael Johansson Lysell, projektsäljare inom offentlig sektor på Indus.

”Inled en dialog så tidigt som möjligt”

Behovet av att upphandla moduler kan komma plötsligt. En brand eller påvisat mögel i en befintlig skolbyggnad kan leda till att tillfälliga lokaler snabbt behöver upphandlas för att verksamheten ska fungera.

I andra fall kan en planerad renovering långt i förväg ge goda förutsättningar för att i lugn och ro hitta den absolut bästa lösningen för lokalbehovet. Oavsett anledning är Mikaels tydligaste tips – hör av er.

– Inled en dialog så tidigt som möjligt. Många är rädda för att LOU stoppar offentliganställda från att kontakta oss, men det är helt tillåtet. I det skedet behöver man inte gå in på funktionskrav och detaljer, men att börja skrapa på ytan och få grundläggande information kan vara till stor hjälp för att tidigt få förståelse om vad det är som ska upphandlas, säger han.

Saker som storlek på en enskild modul, hur de kan kombineras, hur många moduler som krävs för att få ett visst antal klassrum eller hur montage och leverans går till är några av sakerna som offentliganställda kan fråga om i ett tidigt skede.

Vanliga fördomar vid modulupphandlingar

Mikael Johansson Lysell har under sin tid på Indus varit involverad i upp emot 100 upphandlingar med offentlig sektor. Under dessa år har tre vanliga fördomar återkommit som en röd tråd i kontakt med offentliganställda:

• Att moduler är samma sak som byggbaracker.
• Att det inte krävs bygglov.
• Att man måste välja alternativet med lägst pris.

– Ofta utgår de personer som jag har kontakt med från att det är klassiska byggbaracker vi hyr ut. De känner sig tveksamma och utgår från att deras verksamhet inte passar in där. Det stämmer ju inte, eftersom våra lokaler byggs ihop och skapar ett komplex av moduler med hög standard. Ofta blir de väldigt positivt överraskade när de förstår hur våra moduler ser ut, säger Mikael.

Att det inte skulle krävas bygglov är en annan vanlig missuppfattning. Bara för att det handlar om tillfälliga lokaler betyder det inte att kraven på dokumentation och tillåtelse slopas.

– Det är i princip samma krav på handlingar, bygglov, startbesked och hela den processen som vid ett nybygge. Fördelen är däremot att det går så mycket snabbare att etablera moduler än fasta byggnader.

Måste inte välja det billigaste

Lagen om offentlig upphandling beskriver hur pris och kostnad är viktiga parametrar vid upphandlingar. I grund och botten handlar det om att skattemedel inte ska slösas med och att korruption ska undvikas.

Däremot kan parametern ”bästa förhållande mellan pris och kvalitet” lika gärna vara den utvärderingsgrund som används – om den upphandlande organisationen bedömer den som mest lämplig.

– Det finns andra vägar att gå än att strikt välja det billigaste alternativet. Jag har varit med i flera upphandlingar där man gjort en procentfördelning mellan flera olika parametrar så som leveranstid, energiförbrukning, lokalutformning och pris. Det bästa sättet att ansvara för våra offentliga medel är att köpa in produkter och tjänster som håller en hög kvalitet till ett rimligt pris, säger Mikael.

Behöver du vägledning inför en kommande modulupphandling? Hör av dig till Mikael eller någon av våra andra projektsäljare så hjälper vi dig framåt.