Det vill anställda ha på sitt kontor

7 november 2023

Hur bör ett kontor se ut – och vad vill anställda egentligen ha? Den frågan ägnar vi stor del av vår tid åt här på Indus. Kontorets utformning kan både hjälpa och stjälpa arbetsmiljön på vilket företag som helst. Därför behöver du veta vad anställda helst vill ha på kontoret.

Det finns såklart många faktorer som påverkar arbetsmiljön och som avgör hur bra en anställd trivs på jobbet. Arbetsuppgifter, kollegor, arbetstider och hur meningsfullt arbetet känns är vanliga källor till antingen nöjdhet – eller missnöjdhet på jobbet.

Men även hur kontoret ser ut spelar stor roll. Kontorets utformning kan både spä på befintlig missnöjdhet bland anställda och motverka problem i arbetsmiljön. Så väl fysiska som psykiska besvär hos anställda kan förbättras eller förvärras av kontorets utformning.

Så hur bör ett kontor se ut – och vad vill anställda egentligen ha?

Vanliga synpunkter på kontor

På Indus pratar vi ofta och mycket om hur kontorets utformning på bästa sätt kan uppfylla de krav och behov som kontorsanställda har. Vår erfarenhet, baserat på dialoger med kunder och hyresgäster, är att det finns ett antal basbehov hos kontorsanställda som alltid behöver fyllas:

• Tillräckligt med utrymme – både för ostört arbete och för gemensamma möten.
• Att kontoret känns fräscht – speciellt toaletter och matsal.
• Bra ljus – både hur solens naturliga ljus kommer in i kontoret och från andra ljuskällor.
• Bra ventilation som leder till ett jämnt och bra inomhusklimat året om.

Utöver detta finns självklart specifika behov beroende på vilken verksamhet som bedrivs och som kan skilja sig åt från kontor till kontor. Det här är våra erfarenheter, men vi blev nyfikna på den stora bilden och letade efter större och bredare undersökningar om vad kontorsanställda egentligen tycker om kontor.

Behov av bättre utformade kontor

Hösten 2021 genomförde Kantar Sifo en enkätundersökning på uppdrag av MER Arkitekter som syftade till att se hur personer såg på återgången till kontor efter en längre period av hemmaarbete under pandemin.

Noterbart från undersökningen är att bland yngre vuxna (18–34 år) trodde 4 av 10 då att arbetsgivarna skulle ha svårigheter att anpassa kontorsmiljön framöver. Ännu mer intressant är när det kommer till frågan vad som skulle göra samtliga svarande mer motiverade att arbeta från kontoret. Det vanligaste svaret var ”ett bättre utformat kontor”.

Fler mötesrum och högre krav vid öppna kontorslandskap

Även Skanska genomförde en enkätundersökning med hjälp av Kantar Sifo för ett antal år sedan, som riktade sig till kontorsanställda i Stockholm. Av undersökningen framgick att var femte person då saknade enskilda rum på kontoret – och att var fjärde ville se fler mötesrum.

Som ett enskilt case kan man titta närmare på Luleå Tekniska Universitet där fackföreningarna Seko, Saco och ST genomförde en enkätundersökning för hur de anställda såg på sin kontorsmiljö 2019.  Även i det här enskilda fallet lyftes just bristen på tysta rum och bristen på mötesrum som några av de stora bristerna. Störande ljudnivå ansågs som det enskilt största problemet med kontorets utformning.

Involvera personalen i besluten

Nöjda medarbetare som trivs skapar bättre förutsättningar för långsiktiga och lyckade anställningar. För att nå det behöver du veta specifikt vad de anställda på ditt företag tycker är viktigt.

Den lättaste vägen att direkt fråga de som berörs. Därför ska företagets medarbetare involveras i beslut som rör arbetsmiljön. Det görs givetvis redan genom systematiskt arbetsmiljöarbete, för att fånga upp eventuella brister.

Men det är även klokt att undersöka rena önskemål från personalstyrkan. Det gäller såklart löpande, men kanske framför allt inför en flytt till nya kontorslokaler. Det är viktigt att komma ihåg att enbart åtgärdade brister inte behöver betyda att de anställda är till freds med kontorets utformning. Därför är vår rekommendation att alltid ha en dialog med de anställda för att kunna skapa en mer trivsam kontorsmiljö.

Tillräckligt med arbetsyta främjar arbetsmiljön

För lite utrymme mellan kollegor riskerar att medföra en rad problem som hade kunnat undvikas. Framför allt blir ljudnivån svår att reglera när för många personer behöver trängas på en liten yta.

I längden ökar bristen på plats risken för psykisk ohälsa. Risken att störa en kollega ökar eftersom ljud och rörelser från andra blir svårare att inte påverkas av. Även känslan av att det ”personliga reviret” inkräktas kan leda till en stressig arbetsmiljö. Därför är det av största vikt att se till att finns tillräckligt stora arbetsytor med ordentligt med utrymme på kontoret.

Sitter man i en öppen planlösning är det extra viktigt att tänka på placeringen av skrivbord – och antalet skrivbord i rummet – eftersom flera medarbetare behöver samsas om samma yta. Ljud och andra starka intryck blir där ännu svårare att undvika.

Dessutom gör trånga arbetsplatser det svårare att arbeta ergonomiskt. Troligtvis behöver den anställde sitta på ett inte så optimalt sätt för att kompensera för bristen på yta.

Därför ska du välja kontorsmoduler

Tänk om det fanns kontorslokaler som enkelt kunde växa i takt med företaget och anpassas efter verksamhetens och anställdas behov? Svaret är kontorsmoduler.

Indus kontorsmoduler är utrustade med flyttbara mellanväggar så att planlösningen kan anpassas efter behov. De är konstruerade så att behoven av både enskilda kontorsrum och mötesrum kan täckas. Kontorsmodulerna har hög takhöjd, är ljusa, rymliga och lättstädade. Modern ventilation kan kompletteras med komfortkyla eller värme om så önskas. På så sätt kan våra moduler hålla ett jämnt inomhusklimat oavsett årstid. Tillsammans med ett stort utbud av tillval av bekvämligheter och tekniska finesser ser vi våra kontorsmoduler som den optimala kontorslösningen.

Låt inte platsbrist stå i vägen för expansion. Tänk om. Tänk nytt. Tänk modulärt.